Cennik usług

2021-12-03

Cennik usług

Cennik usług Archiwum Państwowego w Gdańsku

Zarządzenie nr 1
Dyrektora Archiwum Państwowego w Gdańsku
z dnia 30 kwietnia 2020 roku

CENNIK USŁUG
ŚWIADCZONYCH PRZEZ ARCHIWUM PAŃSTWOWE W GDAŃSKU

Zakres usług

§ 1

Archiwum Państwowe w Gdańsku (zwane dalej: Archiwum) świadczy odpłatne usługi w zakresie:
- prowadzenia kwerend tematycznych, genealogicznych, innych
- wyszukiwania dokumentów i informacji we własnym zasobie archiwalnym w celu wydania zaświadczeń lub równorzędnych z nimi dokumentów (uwierzytelnionych kopii) do obrotu prawnego gdy wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy bądź przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania określonego dokumentu albo innych danych do jego identyfikacji, a ustalenie ich przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy. Ponadto Archiwum może odmówić przeprowadzenia poszukiwań w przypadku, gdy zamawiający nie jest w stanie określić podstawowego zakresu przedmiotowego i chronologicznego poszukiwanego dokumentu lub informacji
- wykonywania reprodukcji z materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych własnego zasobu w postaci kserokopii i skanów
Do działalności usługowej nie zalicza się:
- udostępniania materiałów archiwalnych w pracowni naukowej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst. jedn.- Dz. U. z 2018 r., poz. 217) oraz Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nr 24 z dnia 18 maja 2017 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych,
- wyszukiwania dokumentów na potrzeby wydawanych zaświadczeń (poza sytuacją określoną w § 1, ust. 1, pkt b),
- wykonywania w jednym egzemplarzu reprodukcji materiałów archiwalnych na potrzeby sądów, prokuratur i polskich konsulatów,
- wykonywanie kopii na potrzeby organów władzy i instytucji publicznych, niezbędnych im do własnych celów urzędowych, w ilości nie większej niż 50 stron w ramach jednej sprawy. Za każdą kolejną stronę kopii naliczana jest cena podstawowa.

Warunki wykonywania usług

§ 2

Usługi są świadczone w ramach aktualnych możliwości technicznych i organizacyjnych Archiwum.
Podstawą wykonania każdej usługi jest pisemne zamówienie oraz wpłata zaliczki. Zamówienia są realizowane w kolejności ich rejestracji przez Archiwum.
Do kwoty należności za usługę dolicza się zryczałtowane opłaty pocztowe poniesione przez Archiwum.
W przypadku zamówienia reprodukcji w formie elektronicznej dodatkowo dolicza się zryczałtowaną opłatę za nośnik elektroniczny (płyta CD, DVD).
Przed przystąpieniem do wykonania usługi zostanie pobrana zaliczka:
- w przypadku zlecenia poszukiwań archiwalnych zaliczkę stanowi równowartość kosztów dwóch godzin pracy przy wyszukiwaniu dokumentów. Kwota wniesionej zaliczki nie podlega zwrotowi i jest rozliczana w ramach końcowej należności za wykonaną usługę. Zleceniodawca pokrywa należność za wykonane poszukiwania również w przypadku negatywnego wyniku przeprowadzonych poszukiwań
- w przypadku każdego innego zamówienia powyżej 100,00 PLN (słownie: sto 00/00 PLN) Archiwum pobiera zaliczkę w wysokości 50% wartości zamówienia.
Określone usługi reprograficzne mogą nie być zrealizowane ze względu na możliwość uszkodzenia obiektu podczas reprodukcji. Usługę mogą wykluczyć np. format, ciężar obiektu, rodzaj i gramatura papieru, sposób oprawy materiałów, pieczęcie lakowe na dokumencie, zły stan techniczny.
Archiwum ma prawo określić sposób wykonania reprografii (kserokopia, skan) w przypadku narażenia materiałów archiwalnych lub zbiorów bibliotecznych na uszkodzenie lub ze względów technicznych.
Jeśli obiekt wytworzony po 1874 r. posiada kopię użytkową, reprodukcja zostanie wykonana z tej kopii, za wyjątkiem kopii uwierzytelnionych.
Nie wykonuje się kserokopii z materiałów archiwalnych wytworzonych do 1874 r. oraz kartotek meldunkowych Gdańska i Elbląga.
W przypadku zleceń nietypowych brane są pod uwagę następujące ewentualne czynniki mające wpływ na wysokość opłat albo na czas przygotowania lub przekazania informacji:

konieczność zaangażowania zewnętrznego specjalisty lub podwykonawcy;
konieczność przeprowadzenia ekspertyz w sprawie wpływu realizacji zlecenia na stan fizyczny materiałów archiwalnych;
zakres przetworzenia informacji niezbędnego dla realizacji zlecenia.

Terminy realizacji usług reprograficznych

§ 3

Wykonanie kserokopii monochromatycznych i skanów – do 30 dni.

Zbiory biblioteczne

§ 4

Ze zbiorów bibliotecznych znajdujących się w Archiwum wykonuje się reprodukcje zgodnie z cenami wskazanymi w § 5.

Tabela opłat

§ 5

Reprodukcje
- Kserokopie monochromatyczne z oryginału:

Format	Cena za stronę
format A4	1 zł
format A3	1,50 zł
kolorowa format A4	3 zł
kolorowa format A3	4 zł

- Skany obiektów ikonograficznych i tekstowych (nie większych niż format A3):

Rodzaj i format	Cena za skan lub za czynność
skan (1 obiektu do wielkości A3) – w formacie JPG lub TIF do 300 dpi	2 zł
skan (1 obiektu do wielkości A3) – w formacie JPG lub TIF do 600 dpi	3 zł
skan (1 obiektu od wielkości A3 do A2)	10 zł
skan z kopii cyfrowej (do 300 dpi) – po sprawdzeniu czy taka kopia jest dostępna	0 zł
wydruk skanu lub fotografii cyfrowej (format A4) – czarno-biały	1 zł
wydruk skanu lub fotografii cyfrowej (format A3) – czarno-biały	1,50 zł
wydruk skanu lub fotografii cyfrowej (format A4) – kolorowy	3 zł
wydruk skanu lub fotografii cyfrowej (format A3) – kolorowy	4 zł
zryczałtowana opłata za nośnik elektroniczny (płyta CD, DVD)	2 zł

- Za reprodukcje obiektów wielkoformatowych, sprawiających trudności przy wykonywaniu reprodukcji (np. pieczęci), wymagających dużego nakładu pracy ze strony operatora ceny reprodukcji ustalane będą indywidualnie.

Informacja archiwalna

Wyszukiwanie dokumentów, kwerendy tematyczne za każde rozpoczęte pół godziny pracy

Rodzaj dokumentacji	Cena za pół godziny
materiał w języku polskim (maszynopis, druk)	20 zł
materiał w języku polskim (rękopis)	25 zł
materiał w języku obcym (maszynopis, druk)	25 zł
materiał w języku obcym (rękopis)	30 zł

Zryczałtowane opłaty pocztowo-bankowe
- przesyłka na terenie Polski - 5 zł
- wysyłka za granicę - 10 zł
Opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r., nr 28, poz. 240) za wykonanie kopii względnie odpisów dokumentów do celów emerytalno-rentowych na podstawie przechowywanych akt osobowo-płacowych pobierane są następujące opłaty:

Format	Cena kopii
kopia świadectwa pracy	17 zł
kopia innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia	4 zł
kopia każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac	4 zł
odpis świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę	35 zł
odpis innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę	8 zł
odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku)	4 zł

Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.
Do kwoty należności za usługę nie dolicza się zryczałtowanej opłaty pocztowej za przesyłkę.

Odwołania i skargi

§ 7

Od decyzji dyrektora Archiwum Państwowego w sprawie odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych, w tym również udostępnienia w celu ponownego wykorzystywania, służy, w terminie 14 dni od doręczenia lub ogłoszenia decyzji, odwołanie w trybie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23).

Oferta Archiwum Państwowego w zakresie opłat, a także świadczenia realizowane w trybie usług archiwalnych mogą być zaskarżone przed organem właściwym w sprawach ochrony konkurencji i konsumentów.

Obowiązywanie cennika

§ 8

Cennik wchodzi w życie z dniem 18 maja 2020 roku.

Tożsamość administratora systemu

Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.

Tożsamość administratora danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.

Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP

Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.

Okres przechowywania danych

Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.

Prawa podmiotów danych

Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.